推進社會保險經辦管理規範化的重要舉措——人社部社保中心就制定發佈《社會保險業務檔案管理規定（試行）》答記者問

    為了規範社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，充分發揮社會保險業務檔案在服務民生、保障權益方面的重要基礎作用，今年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局聯合製定頒布了 《社會保險業務檔案管理規定 （試行）》 （以下簡稱 《規定》）。近日，記者就 《規定》頒布實施的有關問題採訪了人社部社保中心負責人。

    記者：請您簡要介紹一下《規定》制定發佈的有關背景。

    中心負責人：社會保險業務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。

    隨著社會保險事業的發展和社會保險覆蓋面不斷擴大，社會保險業務檔案資料不斷增加，特別是建立覆蓋城鄉居民的社會保障體系目標的提出，社會保險將基本覆蓋全體人群，由此産生的社會保險業務檔案資料數量將更加龐大；再者，社會保障制度的不斷建立和完善，也對社會保險業務檔案規範化建設提出了新的要求，加強社會保險業務檔案管理顯得十分迫切。

    近年來，各地積極探索社會保險業務檔案管理的路徑和方法，上海、天津、廣東等地制定了社會保險業務檔案管理規定或細則，對於加強社會保險業務檔案管理髮揮了積極作用。但從全國範圍來看，社會保險業務檔案管理還不夠規範和統一。一是法律法規缺位。目前國家還沒有制定全國性的社會保險業務檔案管理規定，各地在業務檔案管理方面無法可依，在很大程度上影響到社會保險事業的可持續發展。二是管理不夠規範。目前多數省份尚未制定統一的社會保險業務檔案管理辦法，各地市在管理上政出多門。部分省份雖然制定了檔案管理辦法，但省際之間規定也不盡相同，給下一步統一管理帶來障礙。三是管理基礎薄弱。許多地方尚未設立專門的檔案管理機構，沒有配備專門的檔案管理人員，場地、經費得不到落實，不但制約和影響了社會保險經辦管理 “規範化、信息化、專業化”建設，也不符合為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的要求。

    根據原勞動和社會保障部統一安排，我們會同國家檔案局從2006年起開始調研和起草 《規定》草案。經過兩年多的反復研究論證和修改完善，《規定》於今年7月23日頒布，9月1日起正式實施。

    記者：制定頒布 《規定》有什麼意義和作用？

    中心負責人： 《規定》的頒布實施彌補了社會保險業務檔案管理方面的法規和制度空白，為規範社會保險業務檔案管理，確保社會保險業務檔案的安全完整和合理有效利用提供了重要的法律依據。其作用主要體現在以下三個方面：

    一是對廣大參保人員來説， 《規定》的頒布實施為更好地落實和保障參保對象的合法權益奠定了堅實的基礎。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件。《規定》從切實維護參保對象合法權益出發，就社會保險業務檔案的管理職責、歸檔標準、保管期限等方面都作出了明確規定，對確保各類民生檔案的安全、完整，更好地保存、保管參保對象的各類權益記錄，切實維護和實現他們的各項社會保險權益將發揮十分重要的作用。

    二是對各級經辦機構而言， 《規定》的頒布實施為加快推進社會保險經辦業務管理的標準化和規範化注入了新的動力。社會保險業務檔案管理貫穿于社會保險登記、徵繳、統計、待遇核發、稽核和社會化服務等經辦業務的全程，與社會保險各項經辦業務既緊密關聯又相輔相成，是正確處理各項具體經辦業務、支持經辦工作順利進行的重要基礎,在整個社保工作中具有非常重要的地位。加強社會保險業務檔案管理其實質就是推進社保經辦機構進行科學管理、提高工作效率的過程。因此，依法加強和規範社會保險業務檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規範化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平的有效途徑。

    三是從社會保險制度運行的角度看，《規定》的頒布實施為推動和實現社會保險事業可持續健康發展提供了可靠的支撐。實現社會保險事業可持續發展，既要不斷建立和完善相關制度，也需要不斷打牢確保制度健康運行的各項基礎工作。而社會保險業務檔案管理就是支撐社會保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作。我國的社會保險制度從局部試點到全面推開，已經走過了20多年的歷程，各地已經積累了大量的業務檔案資料，但在《規定》頒布之前，國家還沒有制定全國性的社會保險檔案業務管理規定。法律的缺位使各地在業務檔案管理無法可依，在一定程度上已經威脅到社會保險事業的可持續健康發展。《規定》的頒布實施必將有力推動社會保險業務檔案管理走上標準化、規範化的軌道，為實現社會保險事業健康可持續發展提供重要的保障和支撐。

    記者： 《規定》主要對哪些問題作出了明確的規範？

    中心負責人：《規定》共16條，主要明確了制定《規定》的依據和適用範圍，社會保險業務檔案的概念及其管理職責、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限以及利用、鑒定、銷毀、移交和法律責任等內容。重點包括以下幾個方面：

    一是明確了社會保險業務檔案的範圍。 《規定》明確：社會保險業務檔案主要是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史紀錄。

    二是明確了社會保險業務檔案的管理主體。按照 《規定》有關要求，社會保險經辦機構是社會保險業務檔案管理的法律主體，應當認真履行 《規定》賦予的職責。受人力資源社會保障行政部門的領導和委託，社會保險經辦機構要積極進行與社會保險業務檔案管理有關的業務監督檢查和調查工作。

    三是確定了社會保險業務檔案的分類方法。本著既方便歸檔整理，又方便檢索利用的原則，明確了採用 “年度—業務環節”或 “年度—險種—業務環節”分類的方法。這樣既符合社會保險業務經辦的特點和規律，也兼顧多數省份業務檔案管理的實際做法，並給地方留有一定的選擇空間。同時 《規定》中明確，在全省範圍內分類方法必須統一，主要是考慮檔案管理要為推進省級統籌創造條件，同時也便於國家對此項工作開展檢查和考評。

    四是制定了社會保險業務檔案的保管期限。根據國家檔案局 《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》的有關規定，考慮到社會保險業務 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的總體要求，同時區分不同業務檔案的保存價值及管理需要，除少量檔案須永久保存外，定期保存檔案確定了10年、30年、50年、100年四個檔次。同時也規定，有的檔案資料到達保存期後，如果經鑒定發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應重新確定保管期限。

    五是明確了違反 《規定》的法律責任。 《規定》明確了五種違規行為，以及社會保險經辦機構及其工作人員有違規行為時，應承擔的相應行政責任和賠償責任。

    記者：一般的檔案保管年限大都是10年、30年和50年，為什麼社會保險業務檔案的保管期限增加了100年的檔次？

    中心負責人：這是 《規定》的一個亮點，體現了社會保險業務檔案作為重要的民生檔案，區別其它業務檔案的一個重要特徵。社會保險業務檔案涉及參保對象的基本情況和參保繳費等信息，關係著參保對象能否依法享受社會保險待遇等切身利益，因此有些信息和檔案材料必須要確保伴隨和服務參保對象的一生，有的甚至需要更長一點的時間。因此， 《規定》增加了100年的定期保管年限；同時也明確列出了需要保管100年的檔案資料範圍。

    記者：對下一步推動 《規定》的貫徹落實你們有什麼具體打算？

    中心負責人：貫徹《規定》，我們準備分兩個階段開展工作：今年年底前重點抓《規定》的學習、宣傳和貫徹落實；從明年開始，組織開展系統業務檔案管理達標活動，準備用3年左右的時間，爭取絕大多數社會保險經辦機構基本實現“落實制度措施、落實場地設施、落實專業人員、落實經費保障”，業務管理達到國家或省相關規定標準的目標要求。近期擬指導各級經辦機構重點做好以下幾個方面的工作：

    一是制定工作計劃。要求各地把學習貫徹 《規定》作為當前和今後一個時期重要的基礎性工作，結合本地檔案管理工作實際，認真研究制定工作計劃，抓好動員學習和工作部署，有計劃分步驟地推動《規定》的貫徹實施。

    二是搞好宣傳學習。抓住《規定》頒布實施的有利時機，加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

    三是抓緊建章立制。重點是指導各地建立健全檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，同時要研究制訂分類、立卷等標準，將實現社會保險業務檔案管理標準化貫穿于檔案管理的全過程。

    四是加強基礎建設。指導各地積極爭取相關部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎設備、人員編制、經費保障等基礎建設問題，逐步改善工作環境和工作條件。同時積極探索社會保險業務檔案數字化和網絡化建設。

    五是開展業務培訓。重視和加強對檔案管理人員的業務培訓，探索建立分級負責、制度化的檔案管理人員業務培訓的體制和工作機制。積極組織檔案業務管理教材的開發和推廣，爭取同級檔案行政管理部門的支持，共同做好培訓工作。

    六是適時開展達標考核。指導省級社保經辦機構認真履行社會保險業務檔案管理職能，依法對行政區域內的社會保險業務檔案管理工作進行監督指導。擬定下發《社會保險業務檔案管理標準》和考評活動方案，按照部考評省一級，省級考評市縣的原則，精心組織好考評驗收。力爭用3年左右的時間，使全系統社會保險業務檔案管理基本實現制度化、規範化、標準化的管理目標。

    記者：在推進民生檔案更好地保障權益、方便群眾方面你們還準備採取哪些具體措施？

    中心負責人：社會保險業務檔案是民生檔案的重要組成部分，加強檔案管理，確保檔案資料安全、完整，本身就是維護和保障參保人員合法權益的重要體現。在加強管理、確保安全的基礎上，我們還要指導各地加強對檔案資料的合理開發和利用，按照相關法律法規規定做好檔案向民眾開放工作，完善業務流程，改進查詢手段，提高查詢效率，方便參保單位和個人及時便捷地查詢和利用檔案。同時我們還將要求有條件的地方，加強對檔案信息資料的整理和綜合分析，挖掘其中對規範經辦業務管理和服務社會大眾的有價值的各類信息，及時提供給有關機構或向社會發佈，以更好地發揮社會保險業務檔案在規範經辦業務管理、主動服務社會大眾方面的積極作用，滿足社會各方面對檔案管理和利用的合理需求。