第五章 檔案和信息管理

    第三十四條 獎勵扶助檔案和信息管理的基本原則是：

    （一）真實準確。獎勵扶助檔案和信息內容做到與實際情況相符。確保各類資料的真實性、準確性。

    （二）及時完備。獎勵扶助檔案和信息資料應及時進行收集、整理、歸類、建檔、錄入、反饋，確保各類資料完整全面。

    （三）統一規範。省級人口計生部門制定獎勵扶助檔案管理和信息錄入、反饋的統一標準，確定分類分級管理權限和範圍，確保各類資料的規範性。

    （四）便捷有效。各類獎勵扶助檔案和信息資料要簡易明了，方便查詢，提高利用率。

    第三十五條 獎勵扶助對象檔案管理主要內容和基本要求是：

    (一)主要內容

    1、獎勵扶助對象個人檔案，指經縣鄉人口計生部門確認的獎勵扶助對象的有關信息資料。主要包括：（1）個人申請書；（2）申報表；（3）身份證和婚姻證明、戶口簿複印件；（4）村級審議表、群眾座談記錄材料；（5）新增對象見面調查表；（6）領取獎勵扶助金存摺通知單送達回執；（7）年審表；（8）其它相關證明材料。

    2、獎勵扶助工作檔案，指記錄獎勵扶助工作過程的各類資料。主要包括：（1）相關文件、工作計劃和總結評估報告等；（2）各類表格；（3）年度獎勵扶助對象名單紙質表格和電子文檔；（4）影像資料；（5）其它相關材料。

    （二）管理程序

    1、檔案收集2、立卷分類3、立卷組合4、立卷編目5、檔案歸檔6、檔案保管

    （三）基本要求

    1、專人負責，專櫃存放，集中管理。縣、鄉級人口計生部門要指定專人負責獎勵扶助檔案管理工作，配備專門的檔案櫃，集中保存、管理獎勵扶助檔案資料。村級由村計劃生育專幹（管理員）負責管理。

    2、分級分類歸檔。

    （1）分類建檔。按照檔案資料性質，分獎勵扶助對象個人檔案和獎勵扶助工作檔案兩類進行歸檔。其中，獎勵扶助對象個人檔案以個人為單位，按一人一卷建檔；獎勵扶助工作檔案以年度為單位，按一年一卷建檔。

    （2）分級歸檔。獎勵扶助對象信息資料個人檔案由縣級人口計生部門負責歸檔，鄉級人口計生部門為方便工作也可建立對象個人輔助檔案；獎勵扶助工作檔案由各級人口計生部門分別負責本級的獎勵扶助工作資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

    3、檔案裝訂整齊有序，方便查詢。按照檔案管理要求編制檔案索引目錄。獎勵扶助對象個人檔案卷內材料的排列，按目錄、申請申報確認材料、戶籍材料、婚姻、生育材料等順序排列，形成確認對象的完整卷宗；獎勵扶助工作檔案卷內材料，按目錄所定順序整理排列。

    4、獎勵扶助對象個人檔案卷內材料的目錄填寫、案卷裝訂、借閱、查詢等按《檔案管理條例》有關規定進行。獎勵扶助對象個人檔案為永久卷。

    5、獎勵扶助對象個人檔案的整理歸檔，從每年度獎勵扶助金髮放後開始，當年10月底之前完成；獎勵扶助工作檔案的整理歸檔，每年元月份開始對上年度檔案進行收集、整理，2月底之前完成。

    第三十六條 獎勵扶助信息管理的主要內容和基本要求是：

    （一）基本內容

    1、基本信息內容及其來源

    獎勵扶助信息分為三類：獎勵扶助對象信息、獎勵扶助資金信息、獎勵扶助工作信息。

    （1）獎勵扶助對象信息：

    ①獎勵扶助對象個案信息

    ②獎勵扶助對象匯總信息

    信息來源：人口計生部門按照獎勵扶助對象條件和確認程序自下而上登記、上報。

    （2）獎勵扶助資金信息：

    ①獎勵扶助資金預算信息

    信息來源：財政部門根據獎勵扶助對象人數、獎勵扶助標準、各級財政負擔比例等計算（計算過程由信息系統完成）。

    ②獎勵扶助預算資金撥付信息

    信息來源：財政部門將預算資金撥付代理髮放機構後，提供預算資金撥付信息。

    ③獎勵扶助個人賬戶建立及資金到位信息

    信息來源：代理髮放機構。

    ④獎勵扶助資金實際發放總量（含結存情況）

    信息來源：代理髮放機構。

    （3）獎勵扶助工作信息：

    各地出臺的各種政策文件、管理規範、工作動態等。

    （二）信息管理

    （1）獎勵扶助對象信息管理：人口計生部門負責建立獎勵扶助對象個案信息檔案，做好獎勵扶助對象登記、上報、審批、變更等工作，獎勵扶助對象信息管理實行年審制。

    （2）獎勵扶助資金信息管理：建立獎勵扶助目標人群和資金需求預測預報制度，按要求向財政部門提供下年度目標人群匯總信息和資金需求計劃，對獎勵扶助專項資金實行跟蹤管理。

    （3）獎勵扶助監控管理：包含獎勵扶助情況抽樣調查、獎勵扶助情況反饋、獎勵扶助工作綜合調控、動態監控管理和信息舉報管理。

    （4）獎勵扶助工作管理：主要包括獎勵扶助工作信息交流，獎勵扶助信息統計分析等內容。

    （三）管理程序

    1、主要信息流程

    （1）人口計生部門按規定確認本年度的獎勵扶助對象，並將本年度獎勵扶助對象匯總信息和個案信息報送財政部門和代理髮放機構。

    （2）財政部門按照獎勵扶助對象目標人群、獎勵扶助標準及各級財政負擔比例，編制下達經費預算，並將預算資金撥付代理髮放機構，同時將預算資金撥付情況通報人口計生部門。

    （3）代理髮放機構根據人口計生部門提供的獎勵扶助對象名單建立獎勵扶助對象個人賬戶，並將獎勵扶助金及時足額劃轉到獎勵扶助對象個人賬戶，同時將建立個人賬戶和資金劃撥情況反饋財政和人口計生部門。

    2、個案信息登記與變更

    （1）獎勵扶助對象個案信息登記在完成以下程序後進行：

    ①符合獎勵扶助條件的對象向村（居）委會登記、申報，填寫《全國農村計劃生育家庭獎勵扶助對象申報表》；

    ②村級初審並張榜公示，簽署評議意見；

    ③鄉級審核並張榜公示，簽署審議意見；

    ④縣級審批並張榜公佈，簽署審批意見。

    （2）信息上報程序與時限。村（居）委會、鄉（鎮、街道）和縣級人口計生部門均應簽署審核意見，並由主要負責人簽字並加蓋單位公章。縣級人口計生部門實施獎勵扶助對象資格確認的最後時限為每年5月底。新增的符合獎勵扶助條件的對象因故未納入的，原則上納入下一年度的獎勵扶助對象確認程序。

    （3）手工信息報告和流轉制度。《全國農村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》一式三份，由符合獎勵扶助條件的對象填報後，分別報經村（居）委會、鄉（鎮、街道）和縣級人口計生部門審核。最終確認的獎勵扶助對象，由縣級人口計生部門將《全國農村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》的兩聯分別反饋給鄉、村兩級保存、歸檔、管理。另一聯由縣級人口計生部門留存。《全國農村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》應長期保存。

    （4）獎勵扶助對象實行年審制度。村、鄉兩級要加強對年度獎勵扶助對象個人信息檔案的動態管理，及時掌握個案信息變更情況。並認真落實年審及退出對象的張榜公示制度。對隱瞞不報或上報不及時而造成冒領、多領獎勵扶助資金的，依有關法律法規和政策規定進行追繳，並追究相關責任人的責任。

    3、信息錄入與傳輸

    縣級人口計生部門根據已確認的獎勵扶助對象，負責將獎勵扶助對象個人申報表的有關信息錄入獎勵扶助管理信息系統，在上報地（市）和省級人口計生部門同時直報國家人口計生委。

    4、信息處理與應用

    （1）人口計生部門、代理髮放機構要建立獎勵扶助信息管理制度，並確定專人具體負責信息工作，按規定及時錄入、變更、處理、傳輸有關信息。

    （2）加強信息資源的開發利用，為獎勵扶助決策、管理、評估提供必要的信息。如：

    ①匯總分析獎勵扶助對象和獎勵扶助資金的有關情況，推算獎勵扶助對象數量變動情況及獎勵扶助資金需求情況，為進一步分析、把握、調整獎勵扶助制度的運行情況，提供數據支持。

    ②提供預算決算、資金髮放、檢查監督所需基礎數據。

    ③財政、人口計生部門、代理髮放機構及時掌握工作動態，有針對性地開展工作。 ④為獎勵扶助制度綜合評估提供基礎信息。

    5、信息安全

    一建立信息處理、利用、發佈制度以及安全管理制度和監督機制，明確使用權限和安全責任。

    二將各種手工記錄等原始資料保存入檔，由專人妥善保管。

    三做到專機專用。不得使用盜版軟體。

    四定期對獎勵扶助對象個案信息庫中的信息開展全面核查和校驗，確保個案信息庫的完整、準確。

    伍定期進行信息備份，形成安全可靠的備份信息資源。妥善保管賬號和密碼，不得越權獲取或處理信息，不得擅自對外提供內部信息。

    六定期進行系統軟體、硬體維護，做好維護記錄。建立故障、病毒防範應急處理機制。

    （四）基本要求

    一資源共享。信息的採集應使用各部門現有的數據收集系統，建立協調、規範、有效的信息交流與共享機制，實現相關部門與機構之間以及人口計生各職能部門之間的信息流轉。

    二保障安全。定期開展信息安全風險評估，建立信息安全應急處理工作機制。

    三統一規範，優先建立信息收集、信息公示、信息採集、信息登記、信息核查、信息上報、信息交流、信息變更、信息處理、信息管理、信息應用、信息安全、質量控制等方面的規範制度。

    四因地制宜。各地可根據本地的工作實際，在國家信息管理的大框架下自行確定本地的信息管理體系。